Cập nhật thủ tục sang tên nhà đất theo quy định mới nhất

Thủ tục sang tên nhà đất là bước pháp lý bắt buộc khi thực hiện mua bán, chuyển nhượng, tặng cho hoặc thừa kế quyền sử dụng đất và tài sản gắn liền với đất. Bài viết dưới đây sẽ tổng hợp và cập nhật chi tiết thủ tục sang tên nhà đất theo quy định mới nhất, giúp bạn dễ dàng áp dụng khi thực hiện giao dịch nhà đất trên thực tế.

Hồ sơ làm thủ tục sang tên chuyển nhượng nhà đất​

Dưới đây là hồ sơ đăng ký biến động đất đai, danh mục giấy tờ bắt buộc khi sang tên và hồ sơ trong trường hợp thực hiện thông qua người đại diện theo quy định.

Hồ sơ đăng ký biến động đất đai theo Nghị định 151/2025/NĐ-CP

Căn cứ Mục II.1.B Phần V Phụ lục I ban hành kèm theo Nghị định 151/2025/NĐ-CP, hồ sơ đăng ký biến động đất đai khi thực hiện thủ tục sang tên chuyển nhượng nhà đất bao gồm các giấy tờ sau:

• Đơn đăng ký biến động đất đai, tài sản gắn liền với đất do bên nhận chuyển nhượng hoặc người được ủy quyền ký.
• Bản gốc Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở và tài sản khác gắn liền với đất (Sổ đỏ/Sổ hồng) đã cấp.

Giấy tờ pháp lý liên quan đến nội dung biến động, cụ thể là:

• Hợp đồng chuyển nhượng quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở và tài sản khác gắn liền với đất đã được công chứng hoặc chứng thực theo quy định pháp luật.

Chứng từ thực hiện nghĩa vụ tài chính (bản chính hoặc bản sao có chứng thực), gồm:

• Tờ khai thuế thu nhập cá nhân;
• Tờ khai lệ phí trước bạ;
• Biên lai nộp thuế, lệ phí hoặc giấy tờ chứng minh thuộc trường hợp được miễn thuế, lệ phí theo quy định.

Giấy tờ nhân thân của các bên (xuất trình khi nộp hồ sơ):

• Căn cước công dân/Chứng minh nhân dân/Hộ chiếu còn giá trị sử dụng;
• Sổ hộ khẩu hoặc giấy tờ xác nhận nơi cư trú (nếu cơ quan tiếp nhận yêu cầu đối chiếu).

Danh mục giấy tờ bắt buộc khi sang tên nhà đất

Tùy từng trường hợp cụ thể, người thực hiện thủ tục sang tên công chứng nhà đất​ cần chuẩn bị đầy đủ các giấy tờ sau:

• Đơn đăng ký biến động đất đai, tài sản gắn liền với đất;
• Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất đã cấp (bản gốc);
• Hợp đồng chuyển nhượng nhà đất đã được công chứng hoặc chứng thực hợp pháp;
• Tờ khai thuế thu nhập cá nhân theo mẫu của cơ quan thuế;
• Tờ khai lệ phí trước bạ theo quy định;
• Chứng từ nộp thuế, lệ phí hoặc giấy tờ chứng minh được miễn;
• Giấy tờ tùy thân của bên chuyển nhượng và bên nhận chuyển nhượng;
• Văn bản thỏa thuận về việc nộp thuế, phí (nếu các bên có thỏa thuận khác với quy định chung).

Lưu ý: Trường hợp giá chuyển nhượng ghi trong hợp đồng thấp hơn bảng giá đất do UBND cấp tỉnh ban hành thì cơ quan thuế sẽ căn cứ bảng giá đất để tính nghĩa vụ tài chính.

Xem thêm: Dịch vụ SEO bất động sản thu hút khách hàng

Trường hợp làm thủ tục mua bán sang tên nhà đất​ thông qua người đại diện

Trong trường hợp người sử dụng đất, chủ sở hữu nhà ở không trực tiếp thực hiện thủ tục sang tên giấy tờ nhà đất mà ủy quyền cho người khác, ngoài các giấy tờ nêu trên, hồ sơ cần bổ sung thêm:

• Văn bản ủy quyền hợp pháp
• Hợp đồng ủy quyền hoặc giấy ủy quyền được công chứng hoặc chứng thực theo quy định pháp luật dân sự;
• Nội dung ủy quyền phải thể hiện rõ phạm vi: nộp hồ sơ, ký đơn, nhận kết quả sang tên nhà đất.
• Giấy tờ tùy thân của người được ủy quyền
• Căn cước công dân/Chứng minh nhân dân/Hộ chiếu còn hiệu lực.
• Giấy tờ chứng minh tư cách đại diện (nếu là đại diện theo pháp luật):
• Quyết định cử người đại diện;
• Giấy đăng ký doanh nghiệp (đối với tổ chức);
• Giấy tờ chứng minh quan hệ đại diện theo pháp luật khác theo quy định.

Lưu ý: Cơ quan đăng ký đất đai chỉ tiếp nhận hồ sơ thông qua người đại diện khi văn bản ủy quyền còn hiệu lực và đúng phạm vi ủy quyền; trường hợp ủy quyền không hợp lệ, hồ sơ sẽ bị yêu cầu bổ sung hoặc trả lại.

Quy trình, thủ tục sang tên nhà đất chi tiết theo luật hiện hành

Theo quy định pháp luật đất đai hiện hành, thủ tục sang tên nhà đất được thực hiện theo trình tự bắt buộc, gồm 04 bước liên tiếp, từ công chứng hợp đồng đến đăng ký biến động và nhận kết quả tại cơ quan có thẩm quyền.

Bước 1: Công chứng hoặc chứng thực hợp đồng nhà đất

Bước đầu tiên trong thủ tục sang tên nhà đất là các bên phải lập hợp đồng chuyển nhượng, tặng cho hoặc văn bản liên quan đến quyền sử dụng đất và tài sản gắn liền với đất, sau đó thực hiện thủ tục công chứng sang tên nhà đất​ hoặc chứng thực theo quy định.

Hợp đồng chuyển nhượng nhà đất phải được công chứng tại tổ chức hành nghề công chứng hoặc chứng thực tại UBND cấp có thẩm quyền. Thời điểm hợp đồng được công chứng, chứng thực cũng là căn cứ để tính thời hạn 30 ngày phải thực hiện đăng ký biến động đất đai theo Luật Đất đai 2024.

Lưu ý: Hợp đồng không được công chứng, chứng thực thì không có giá trị pháp lý để thực hiện các bước tiếp theo trong thủ tục sang tên nhà đất.

Tìm hiểu thêm: Dịch vụ thiết kế website bất động sản uy tín

Bước 2: Kê khai thuế, lệ phí khi sang tên nhà đất

Sau khi hợp đồng có hiệu lực, các bên phải thực hiện nghĩa vụ tài chính theo quy định pháp luật. Đây là bước bắt buộc trong thủ tục sang tên chuyển nhượng nhà đất, bao gồm:

Thuế thu nhập cá nhân

• Khi chuyển nhượng: do bên chuyển nhượng (người bán) kê khai, nộp;
• Khi tặng cho: do bên nhận tặng cho kê khai, nộp.

Trường hợp hợp đồng không có thỏa thuận bên mua nộp thay thì chậm nhất là ngày thứ 10 kể từ ngày hợp đồng có hiệu lực, bên có nghĩa vụ phải nộp hồ sơ khai thuế.

Trường hợp có thỏa thuận nộp thay thì thời hạn nộp hồ sơ khai thuế trùng với thời điểm nộp hồ sơ đăng ký sang tên.

Lệ phí trước bạ

• Do bên nhận chuyển nhượng (người mua) kê khai, nộp;
• Hồ sơ khai lệ phí trước bạ được nộp cùng thời điểm nộp hồ sơ đăng ký sang tên.

Phí thẩm định hồ sơ

• Do bên nhận chuyển nhượng nộp theo mức thu do UBND cấp tỉnh quy định.

Lưu ý:

• Các bên được tự thỏa thuận về người thực hiện nghĩa vụ tài chính;
• Trường hợp được miễn thuế thu nhập cá nhân hoặc miễn lệ phí trước bạ vẫn phải nộp hồ sơ khai thuế, khai lệ phí theo quy định.

Bước 3: Nộp hồ sơ đăng ký sang tên nhà đất

Hồ sơ cần chuẩn bị:

Căn cứ Mục II.1.B Phần V Phụ lục I ban hành kèm theo Nghị định 151/2025/NĐ-CP (có hiệu lực từ 01/7/2025), hồ sơ đăng ký biến động đất đai bao gồm:

• Đơn đăng ký biến động đất đai, tài sản gắn liền với đất;
• Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở và tài sản khác gắn liền với đất đã được cấp;
• Một trong các loại giấy tờ liên quan đến nội dung biến động, như hợp đồng chuyển nhượng, tặng cho đã được công chứng hoặc chứng thực;
• Văn bản về việc đại diện theo quy định của pháp luật dân sự, trong trường hợp thực hiện thủ tục thông qua người đại diện.

Nơi nộp hồ sơ:

Đối với cá nhân, hộ gia đình hoặc cộng đồng dân cư, hồ sơ đăng ký biến động có thể nộp tại một trong các cơ quan sau:

• Bộ phận Một cửa;
• Văn phòng đăng ký đất đai;
• Chi nhánh Văn phòng đăng ký đất đai.

Theo Điều 5 Nghị định 151/2025/NĐ-CP, Chủ tịch UBND cấp xã có thẩm quyền đăng ký biến động đất đai, tài sản gắn liền với đất.

Khoản 2 Điều 16 Nghị định 151/2025/NĐ-CP quy định Chi nhánh Văn phòng đăng ký đất đai được đặt tại đơn vị hành chính cấp xã hoặc khu vực liên xã, phường theo quyết định của UBND cấp tỉnh.

Bước 4: Tiếp nhận, xử lý và trả kết quả

Cơ quan tiếp nhận hồ sơ có trách nhiệm:

• Kiểm tra tính đầy đủ, hợp lệ của hồ sơ;
• Cấp Giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả cho người nộp hồ sơ.

Trường hợp hồ sơ chưa đầy đủ hoặc chưa hợp lệ, cơ quan tiếp nhận trả hồ sơ kèm Phiếu yêu cầu bổ sung, hoàn thiện hồ sơ theo mẫu quy định về cơ chế một cửa, một cửa liên thông trong giải quyết thủ tục hành chính.

Nếu hồ sơ được nộp tại Bộ phận Một cửa thì Bộ phận Một cửa có trách nhiệm chuyển hồ sơ đến Văn phòng đăng ký đất đai để giải quyết theo thẩm quyền.

Trả kết quả:

Theo Mục II.A Phần V Phụ lục I Nghị định 151/2025/NĐ-CP, thời gian thực hiện thủ tục đăng ký biến động đất đai trong trường hợp chuyển nhượng, tặng cho, thừa kế hoặc góp vốn bằng tài sản gắn liền với đất không quá 08 ngày làm việc, không tính thời gian xác định giá đất và thực hiện nghĩa vụ tài chính.

Kết quả giải quyết có thể là:

• Xác nhận nội dung biến động trên Giấy chứng nhận đã cấp; hoặc
• Cấp mới Giấy chứng nhận theo quy định.

Điều kiện thực hiện thủ tục sang tên khi mua bán nhà đất​

Điều kiện thực hiện thủ tục sang tên nhà đất được pháp luật đất đai quy định rõ nhằm bảo đảm việc chuyển quyền sử dụng đất diễn ra hợp pháp, đúng trình tự. Dưới đây là các điều kiện cụ thể khi làm thủ tục mua bán nhà đất sang tên sổ đỏ.

Điều kiện của bên chuyển nhượng, tặng cho, để lại thừa kế

Căn cứ khoản 1 Điều 45 Luật Đất đai 2024, người chuyển nhượng, làm thủ tục sang tên cho tặng nhà đất​ hoặc để lại thừa kế quyền sử dụng đất phải đáp ứng đầy đủ các điều kiện sau:

• Có Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở và tài sản khác gắn liền với đất đã được cơ quan có thẩm quyền cấp theo đúng quy định pháp luật;
• Thửa đất không có tranh chấp, hoặc nếu có tranh chấp thì tranh chấp đó đã được giải quyết bằng bản án, quyết định của Tòa án hoặc Trọng tài đã có hiệu lực pháp luật;
• Quyền sử dụng đất không bị kê biên để bảo đảm thi hành án hoặc không bị áp dụng các biện pháp cưỡng chế theo quy định pháp luật;
• Đất còn trong thời hạn sử dụng, đối với các loại đất có thời hạn;
• Quyền sử dụng đất không bị áp dụng biện pháp khẩn cấp tạm thời theo quyết định của cơ quan có thẩm quyền.

Lưu ý: Trong một số trường hợp đặc biệt (ví dụ đất thuộc dự án, đất có điều kiện chuyển nhượng theo quy hoạch), người chuyển nhượng còn phải đáp ứng các điều kiện bổ sung theo quy định chuyên ngành.

Điều kiện của bên nhận chuyển nhượng, nhận tặng cho

Theo khoản 8 Điều 45 Luật Đất đai 2024, người nhận chuyển nhượng, nhận tặng cho quyền sử dụng đất không được thuộc các trường hợp pháp luật cấm nhận chuyển quyền, cụ thể:

• Tổ chức kinh tế không được nhận chuyển nhượng quyền sử dụng đất rừng phòng hộ, đất rừng đặc dụng của cá nhân, trừ trường hợp được phép chuyển mục đích sử dụng đất theo quy hoạch, kế hoạch sử dụng đất đã được cơ quan có thẩm quyền phê duyệt;
• Cá nhân không sinh sống tại khu vực rừng phòng hộ, rừng đặc dụng không được nhận chuyển nhượng, nhận tặng cho đất ở hoặc đất khác trong khu vực rừng phòng hộ thuộc phân khu được bảo vệ nghiêm ngặt hoặc phân khu đang thực hiện phục hồi hệ sinh thái;
• Tổ chức, cá nhân, cộng đồng dân cư, tổ chức tôn giáo, tổ chức tôn giáo trực thuộc, người Việt Nam định cư ở nước ngoài, tổ chức kinh tế có vốn đầu tư nước ngoài thuộc trường hợp pháp luật không cho phép nhận chuyển nhượng, nhận tặng cho quyền sử dụng đất.

Như vậy, chỉ khi bên nhận không thuộc diện bị hạn chế hoặc bị cấm theo quy định trên, thủ tục sang tên nhà cho tặng​ mới được thực hiện.

Các trường hợp không được sang tên nhà đất theo luật định

Từ các quy định tại Điều 45 Luật Đất đai 2024, có thể xác định các trường hợp không đủ điều kiện làm thủ tục sang tên mua bán nhà đất, bao gồm:

• Thửa đất chưa được cấp Giấy chứng nhận và không thuộc trường hợp đủ điều kiện để được cấp;
• Đất đang có tranh chấp mà chưa được giải quyết bằng bản án, quyết định có hiệu lực pháp luật;
• Quyền sử dụng đất đang bị kê biên, phong tỏa hoặc áp dụng biện pháp khẩn cấp tạm thời;
• Đất đã hết thời hạn sử dụng nhưng chưa được gia hạn theo quy định;
• Bên nhận chuyển nhượng, nhận tặng cho thuộc đối tượng bị cấm hoặc hạn chế nhận quyền sử dụng đất theo Luật Đất đai 2024.

Trong các trường hợp này, cơ quan đăng ký đất đai có quyền từ chối tiếp nhận hoặc giải quyết hồ sơ sang tên.

Điều kiện riêng khi sang tên nhà đất do thừa kế

Theo khoản 4 Điều 45 Luật Đất đai 2024, việc làm thủ tục sang tên sổ đỏ nhà đất do thừa kế được thực hiện theo các nguyên tắc sau:

• Người nhận thừa kế quyền sử dụng đất phải có Giấy chứng nhận, hoặc trường hợp chưa có Giấy chứng nhận thì thửa đất phải đủ điều kiện được cấp Giấy chứng nhận theo quy định của Luật Đất đai;
• Việc phân chia di sản thừa kế phải được thực hiện theo quy định của pháp luật dân sự, hoặc căn cứ vào bản án, quyết định của Tòa án đã có hiệu lực pháp luật;
• Sau khi hoàn tất việc phân chia di sản thừa kế, người nhận thừa kế mới được thực hiện thủ tục đăng ký biến động để sang tên nhà đất.

Lưu ý: Thời hạn đăng ký sang tên đối với trường hợp thừa kế được tính từ ngày hoàn thành việc phân chia di sản hoặc từ ngày bản án, quyết định của Tòa án có hiệu lực pháp luật.

Nhìn chung, thủ tục sang tên nhà đất là bước pháp lý quan trọng nhằm xác lập quyền sử dụng đất hợp pháp cho bên nhận chuyển nhượng, tặng cho hoặc thừa kế theo đúng quy định của Luật Đất đai 2024. Maxweb hy vọng những thông tin trong bài viết sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về thủ tục sang tên nhà đất và chủ động thực hiện giao dịch nhà đất một cách an toàn, đúng pháp luật.